Was in diesen Brief gehört
Das hier entscheidet, ob der Brief seinen Zweck erfüllt. Es steht bereits in der Vorlage, hier steht, warum.
- 01
Ob der Brief Zahlungserinnerung oder Mahnung heißt, ist eine Frage des Tons. Das Gesetz kennt nur die Mahnung und keine Mahnstufen. Nach § 286 Abs. 1 BGB kommt der Schuldner in Verzug, wenn er auf eine Mahnung nach Fälligkeit nicht zahlt. Eine bestimmte Zahl von Mahnungen schreibt die Vorschrift nicht vor.
- 02
Bei Geld gilt außerdem § 286 Abs. 3 BGB. Der Schuldner ist spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung im Verzug. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge hingewiesen hat.
- 03
Übernimm Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag und Fälligkeit genau aus der Rechnung. Dann kann der Empfänger die Zahlung zuordnen, ohne dich anzurufen.
- 04
Setz ein festes Datum statt "umgehend". Mit "umgehend" weiß niemand, wann die Frist abläuft, auch du nicht. Zwei Wochen nach dem Versand sind fair, der Brief selbst braucht ein paar Werktage.
- 05
Nenn das Konto, das schon auf der Rechnung steht. Die IBAN ist optional. Ein plötzlich neues Konto ist das bekannte Muster von Rechnungsbetrug, und ein vorsichtiger Empfänger zahlt dann erst einmal gar nicht.
- 06
Der letzte Absatz kündigt einen gerichtlichen Mahnbescheid an. Für eine erste, freundliche Erinnerung löschst du ihn im Brieftext. Kündige den Schritt nur an, wenn du ihn auch gehen willst. Den Mahnbescheid für eine Geldforderung in Euro regelt § 688 ZPO.
- 07
Hat der Empfänger schon gezahlt, löst der Satz zu bereits veranlassten Zahlungen das ohne Streit. Prüf vor dem Versand trotzdem deine Kontoauszüge, eine Erinnerung an eine bezahlte Rechnung kostet Vertrauen.
- 08
Ein normaler Brief reicht für die Erinnerung. Ein Einwurf-Einschreiben lohnt sich, wenn du später belegen willst, wann der Brief eingeworfen wurde. Der Postnachweis zeigt den Einwurf, nicht den Inhalt des Umschlags. Heb deshalb eine Kopie des Briefs auf.
Der Brief im Wortlaut
So liest sich die Vorlage mit Beispielwerten in den Feldern, die du oben ausfüllst.
Rechtlicher Hinweis
Diese Vorlage ist eine Formulierungshilfe und keine Rechtsberatung. Sie prüft nicht, ob deine Forderung besteht oder fällig ist. Bei Zinsen, Mahnkosten, einer bestrittenen Forderung oder vor einem Mahnbescheid hol dir rechtlichen Rat.
Zuletzt geprüft am 29. Oktober 2026.
Quellen
Diese offiziellen Quellen zeigen, worauf die Vorlage basiert.
- § 286 BGB: Verzug des Schuldners Bundesministerium der Justiz
- § 688 ZPO: Zulässigkeit des Mahnverfahrens Bundesministerium der Justiz
- Deutsche Post: Häufige Fragen zum Einschreiben Deutsche Post
Zahlungserinnerung zur Rechnung Nr. 2026-041 vom 15.09.2026
Sehr geehrte Damen und Herren, am 15.09.2026 habe ich Ihnen die Rechnung Nr. 2026-041 über 240,00 Euro gestellt. Sie war am 29.09.2026 fällig. Bis heute habe ich keine Zahlung erhalten. Vielleicht ist die Rechnung bei Ihnen untergegangen. Bitte überweisen Sie 240,00 Euro bis zum 10.11.2026 auf das Konto DE89 3704 0044 0532 0130 00 von Petra Schulz, das auch auf der Rechnung steht. Geben Sie dabei bitte die Rechnungsnummer 2026-041 an. Haben Sie die Zahlung in den letzten Tagen bereits veranlasst, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als erledigt. Wenn Sie Fragen zur Rechnung haben, melden Sie sich bitte vor dem 10.11.2026 bei mir. Geht bis zum 10.11.2026 keine Zahlung ein, beantrage ich ohne weitere Erinnerung einen gerichtlichen Mahnbescheid. Mit freundlichen Grüßen
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?
Der Ton. Die Zahlungserinnerung ist die freundliche Form, die Mahnung die bestimmtere. § 286 BGB spricht nur von der Mahnung und unterscheidet keine Stufen. Wichtig ist, dass dein Brief nach der Fälligkeit klar zur Zahlung bis zu einem Datum auffordert.
Wie viele Mahnungen muss ich schicken?
Das Gesetz schreibt keine Zahl vor. Die Reihe aus Erinnerung, zweiter und dritter Mahnung ist eine Gewohnheit, keine Pflicht. Nach § 286 Abs. 1 BGB reicht eine Mahnung nach Fälligkeit, damit der Schuldner in Verzug kommt, wenn er nicht zahlt.
Ab wann ist mein Kunde im Verzug?
Nach § 286 Abs. 1 BGB mit einer Mahnung nach Fälligkeit, auf die er nicht zahlt. Ohne Mahnung tritt der Verzug bei einer Geldforderung nach § 286 Abs. 3 BGB spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung darauf hingewiesen hat.
Muss ich die Mahnung per Einschreiben schicken?
Nein, § 286 BGB schreibt keine Versandart vor. Ein Einwurf-Einschreiben hilft, wenn du den Einwurf später belegen willst. Es beweist aber nicht, was im Umschlag war. Heb eine Kopie des Briefs und die Sendungsnummer auf.
Kann ich die Vorlage auch als Privatperson nutzen?
Ja. Der Brief passt für Firmen und Selbstständige genauso wie für Privatleute, etwa nach einem privaten Verkauf mit Rechnung. Schuldet dir jemand Geld ohne Rechnung, zum Beispiel aus einem privaten Darlehen, pass den ersten Absatz im Brieftext an.
Was mache ich, wenn auch nach der Frist nichts kommt?
Dann entscheidest du, ob du einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragst, die Forderung an ein Inkassobüro abgibst oder dir rechtlichen Rat holst. Den Mahnbescheid für Geldforderungen in Euro regelt § 688 ZPO. Diese Vorlage hilft dir bei der Erinnerung, die nächsten Schritte entscheidest du selbst.
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