Arbeitszeugnis fehlt oder ist falsch: schriftlich anfordern

Fehlt dir ein Arbeitszeugnis oder enthält es konkrete sachliche Fehler? Dann fordere es schriftlich an oder benenne die falschen Angaben so genau wie möglich. Nach § 109 GewO kannst du bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein einfaches oder qualifiziertes schriftliches Zeugnis verlangen. Eine passende Vorlage deckt die erstmalige Anforderung und die Bitte um Berichtigung ab.

Was § 109 GewO dir gibt

Der § 109 GewO regelt den Zeugnisanspruch. Bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses kannst du ein schriftliches Zeugnis verlangen. Der Arbeitgeber muss darin mindestens die Art und Dauer deiner Beschäftigung angeben.

Du kannst außerdem ein qualifiziertes Zeugnis verlangen. Es enthält zusätzlich Angaben zu deiner Leistung und deinem Verhalten im Arbeitsverhältnis. Die Wahl sollte zu deinem Zweck passen. Für eine Bewerbung ist ein qualifiziertes Zeugnis oft die gewünschte Variante. Wenn du nur die Eckdaten des Arbeitsverhältnisses dokumentieren willst, kann ein einfaches Zeugnis genügen.

Das Zeugnis selbst muss schriftlich erteilt werden. Die elektronische Form schließt § 109 Abs. 3 GewO aus. Eine PDF-Kopie kann für deine Unterlagen praktisch sein. Sie ersetzt aber nicht die schriftliche Ausfertigung, die du vom Arbeitgeber anforderst.

Einfaches oder qualifiziertes Zeugnis

Im Brief sollte die gewünschte Variante ausdrücklich stehen. Sonst bleibt offen, ob du nur eine Tätigkeitsbestätigung oder auch eine Bewertung von Leistung und Verhalten erwartest.

• Einfaches Zeugnis: Es nennt Art und Dauer der Beschäftigung.
• Qualifiziertes Zeugnis: Es enthält zusätzlich Angaben zu Leistung und Verhalten.

Die Vorlage nutzt ein eigenes Feld für diese Auswahl. Du kannst dort zum Beispiel "ein qualifiziertes schriftliches Arbeitszeugnis mit Angaben zu Leistung und Verhalten" eintragen. Wenn du erstmals ein Zeugnis verlangst, schreib das ausdrücklich. Wenn dir bereits eine Fassung vorliegt, beschreibe dein Schreiben als Bitte um Prüfung und Berichtigung konkreter Angaben.

Fehler im Zeugnis konkret benennen

"Bitte verbessern Sie mein Zeugnis" hilft der Personalabteilung wenig. Nenne stattdessen die Passage, die nicht stimmt, und die Information, die an ihre Stelle treten soll. Ein brauchbarer Korrekturpunkt sieht zum Beispiel so aus: "Im Zeugnis ist als Beschäftigungszeitraum 2021 bis 2024 genannt. Richtig ist 2020 bis 2024. Als Nachweis füge ich die damalige Änderungsvereinbarung bei."

Trenne überprüfbare Tatsachen von deiner Bewertung. Ein falsches Datum, eine nicht genannte Aufgabe oder eine unzutreffende Positionsbezeichnung lässt sich anders prüfen als der Streit über die Einschätzung deiner Leistung. Liste bei mehreren Punkten jeden Fehler einzeln auf. So kann der Arbeitgeber darauf eingehen, ohne erst aus einem langen Absatz die einzelnen Korrekturen herauszusuchen.

Bitte um eine berichtigte Fassung, soweit die konkrete Angabe zutrifft. Das ist etwas anderes als die pauschale Forderung nach einem "besseren" Zeugnis. Wenn es um eine Leistungsbewertung, verschlüsselte Formulierungen oder die Gesamtnote geht, kann eine individuelle arbeitsrechtliche Prüfung nötig sein.

Keine bestimmte Schlussformel oder Schulnote verlangen

§ 109 GewO nennt Art und Dauer der Beschäftigung sowie bei einem qualifizierten Zeugnis Leistung und Verhalten. Eine bestimmte Schulnote oder eine Dankes-, Bedauerns- und Wunschformel nennt die Vorschrift nicht als Pflichtbestandteil. Deshalb fordert die Vorlage keine Formulierung wie "stets zur vollsten Zufriedenheit" und keinen bestimmten Abschlusssatz.

Das heißt nicht, dass jede Formulierung im Zeugnis belanglos ist. Ein Zeugnis muss klar und verständlich sein. Wenn du eine konkrete Passage für falsch, widersprüchlich oder missverständlich hältst, zitiere sie und erkläre, was daran sachlich nicht passt. Bei einem Streit über die Bewertung solltest du nicht einfach eine Wunschformel einsetzen, sondern die Argumente und Nachweise prüfen lassen.

Beendigungsdatum und Fristen

Trage in den Brief den tatsächlichen Zeitraum und das Datum ein, an dem dein Arbeitsverhältnis endete. Die Vorlage ist auf ein Zeugnis nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses zugeschnitten. Wenn du noch dort arbeitest, geht es möglicherweise um ein Zwischenzeugnis. Dafür ist der Anlass wichtig, etwa ein Wechsel der Führungskraft oder eine geplante Versetzung. Verwende den Brief dann nicht unverändert.

Eine allgemeine gesetzliche Antwortfrist für jede Zeugnisanforderung oder Berichtigung nennt § 109 GewO nicht. Das ist der Grund, warum die Vorlage nur nach einem gewünschten Ablauf oder Termin fragt. Wenn eine Bewerbung bevorsteht, kannst du einen realistischen Wunschtermin nennen. Er wird dadurch nicht automatisch zu einer gesetzlichen Frist.

Prüfe außerdem deinen Arbeitsvertrag und einen anwendbaren Tarifvertrag auf Ausschlussfristen. Solche Fristen können Ansprüche deutlich schneller betreffen als die allgemeine Verjährung. Wenn dein Arbeitsverhältnis durch Kündigung, Aufhebungsvertrag oder Streit beendet wurde, bewahre alle Schreiben auf und hol dir bei knappen Fristen fachkundige Hilfe.

Warum ein Einschreiben sinnvoll sein kann

Die Anfrage muss nicht per Einschreiben verschickt werden. Du kannst sie je nach betrieblichem Ablauf über ein HR-Portal, per E-Mail, persönlich mit Empfangsbestätigung oder als Brief übermitteln. Bei einem wichtigen Beendigungsdatum, einer Bewerbungsfrist oder einer bereits laufenden Ausschlussfrist würde ich den Zugang eines Papierbriefs trotzdem dokumentieren.

Ein Einwurf-Einschreiben hält fest, dass die Sendung in den Briefkasten oder das Postfach der Empfängeradresse eingelegt wurde. Die Deutsche Post erklärt in ihren Einschreiben-FAQ, welche Zustellinformationen abrufbar sind. Der Zustellnachweis beweist aber nicht automatisch, welcher Text im Umschlag lag.

Speichere deshalb vor dem Versand eine Kopie des unterschriebenen Briefs und aller Anlagen. Hebe Sendungsnummer und Zustellnachweis zusammen mit der Datei auf. Wenn du über ein Portal oder per E-Mail schreibst, sichere die Eingangsbestätigung. Mehr zu den Varianten und ihren Nachweisen steht im Ratgeber Einwurf-Einschreiben, Übergabe oder Rückschein.

So bereitest du die Anfrage vor

1. Beendigungsdatum prüfen. Übernimm das Datum aus der Kündigungsbestätigung, dem Aufhebungsvertrag oder einer anderen verlässlichen Unterlage.
2. Zeugnisart wählen. Entscheide, ob du ein einfaches Zeugnis oder ein qualifiziertes Zeugnis mit Angaben zu Leistung und Verhalten brauchst.
3. Anliegen auswählen. Schreibe, ob du erstmals ein Zeugnis anforderst oder eine bereits erteilte Fassung prüfen und berichtigen lassen möchtest.
4. Fehler einzeln aufschreiben. Zitiere die bisherige Passage, nenne die richtige Tatsache und füge Nachweise nur als Kopie bei, wenn sie für den Punkt relevant sind.
5. Wunschtermin begründen. Nenne einen realistischen Termin nur, wenn etwa eine Bewerbung drängt. Behaupte keine gesetzliche Frist, die du nicht belegen kannst.
6. Zugang sichern. Nutze einen Weg mit Bestätigung oder ein Einwurf-Einschreiben. Bewahre Briefkopie, Anlagen, Sendungsnummer und Zustellnachweis gemeinsam auf.

Musterbrief an den Arbeitgeber

[Vorname Nachname]
[Straße Hausnummer]
[PLZ Ort]

[Arbeitgeber oder Personalabteilung]
[Straße Hausnummer]
[PLZ Ort]

[Ort], [Datum]

Anforderung oder Berichtigung meines Arbeitszeugnisses

Sehr geehrte Damen und Herren,

mein Arbeitsverhältnis bei Ihnen bestand im Zeitraum [Beschäftigungszeitraum] und endete am [Beendigungsdatum]. Ich bitte um ein [einfaches schriftliches Arbeitszeugnis / qualifiziertes schriftliches Arbeitszeugnis mit Angaben zu Leistung und Verhalten].

Mein Anliegen: [Ich habe bisher kein Zeugnis erhalten und bitte um erstmalige Erteilung. / Ich bitte um Prüfung und Berichtigung der bereits erteilten Fassung.]

Falls bereits ein Zeugnis erteilt wurde, bezieht sich mein konkreter Berichtigungswunsch auf folgende Stellen:
[Bisherige Passage, sachlich richtige Angabe und gegebenenfalls Nachweis]

Bitte prüfen Sie die genannten Tatsachen und senden Sie mir, soweit die Angaben zutreffen, eine berichtigte Fassung. Ich bitte nicht um eine bestimmte Schulnote und nicht um eine bestimmte Dankes-, Bedauerns- oder Wunschformel.

Für die Antwort wünsche ich folgenden Ablauf oder Termin: [realistischer Wunschtermin oder "Bitte teilen Sie mir den voraussichtlichen Termin mit."]

Bitte senden Sie mir das Zeugnis oder Ihre Rückmeldung auf folgendem Weg: [Post / Abholung / sicherer interner Zugang]. Bestätigen Sie mir bitte den Eingang dieses Schreibens.

Mit freundlichen Grüßen

[Unterschrift]
[Vorname Nachname]

Die ausfüllbare Fassung findest du auf der Vorlagenseite für das Arbeitszeugnis. Wenn du den Brief ohne Drucker versenden möchtest, kannst du ihn über FrankKi als Brief oder verfügbares Einschreiben senden. Welche Versandarten angeboten werden, siehst du vor dem Bezahlen.

Wenn keine Antwort kommt

Schicke zunächst eine kurze Erinnerung. Lege eine Kopie deines ersten Schreibens und den Eingangs- oder Zustellnachweis bei. Bitte um eine konkrete Antwort zur Erteilung oder zur Prüfung der einzelnen Korrekturpunkte. Vermeide es, die gesamte Vorgeschichte in jeder Erinnerung neu zu erzählen.

Reagiert der Arbeitgeber nicht oder lehnt er eine Korrektur ab, bitte um eine schriftliche Begründung. Bei einer streitigen Leistungsbewertung, einer Kündigung oder einer Ausschlussfrist reicht ein Musterbrief oft nicht aus. Betriebsrat, Gewerkschaft oder eine arbeitsrechtliche Beratung können den konkreten Zeugnistext und die Fristen prüfen.

Dein erster Brief muss nicht lang sein. Er sollte das Ende des Arbeitsverhältnisses, die gewünschte Zeugnisart und dein tatsächliches Anliegen enthalten. Bei einer Berichtigung kommen die genaue Passage, die sachlich richtige Angabe und ein passender Nachweis dazu. Genau dafür ist die FrankKi-Vorlage aufgebaut.

Quellen

• § 109 GewO: Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis, einfaches oder qualifiziertes Zeugnis und Ausschluss der elektronischen Form.
• Deutsche Post: Häufige Fragen zum Einschreiben: Zustellinformationen und Grenzen des Nachweises.