Entlassungsbrief oder Krankenhausakte anfordern

Kurz gesagt: Wenn dir nach einem Krankenhausaufenthalt der Entlassungsbrief fehlt, fordere den konkreten Bericht und die für deine Weiterbehandlung wichtigen Teile der Krankenhausakte schriftlich an. Nach § 630g BGB kannst du unverzüglich Einsicht und eine erste kostenlose Abschrift verlangen. Deine eigene Kopie ist etwas anderes als der direkte Versand an eine neue Arztpraxis. Für diesen Versand benennst du die Praxis genau und erteilst eine begrenzte Einwilligung. Ein Einwurf-Einschreiben ist nicht vorgeschrieben, dokumentiert aber den Zugang deines Briefs.

Wenn der Entlassungsbrief fehlt, fordere zwei Dinge getrennt an

Nach der Entlassung brauchst du oft nicht die gesamte Krankengeschichte, sondern den Bericht zu einem ganz bestimmten Aufenthalt. Vielleicht steht der Nachsorgetermin bei der neuen Hausarztpraxis schon fest. Vielleicht weiß die Praxis nichts über die Operation, die Befunde oder die Medikamente aus der Klinik. Dann hilft ein unklarer Satz wie "Bitte schicken Sie meine Unterlagen" wenig.

Schreib stattdessen zwei klare Anliegen in denselben Brief:

• Deine eigene Kopie: Du verlangst den Entlassungsbrief und die von dir genannten Teile der Akte für den Aufenthalt. So weißt du selbst, was dokumentiert wurde.
• Eine mögliche direkte Weitergabe: Wenn eine neue Praxis den Bericht direkt erhalten soll, nennst du ihren Namen, ihre vollständige Anschrift und den sicheren Kontaktweg. Deine Einwilligung begrenzt du auf diesen Empfänger, die genannten Unterlagen und die Weiterbehandlung.

Fordere deine eigene Kopie auch dann an, wenn du den direkten Versand erlaubst. Eine Übermittlung an die Praxis nimmt dir nicht die Entscheidung ab, welche Unterlagen du selbst aufbewahren möchtest.

Was § 630g BGB für deine Krankenhausakte bedeutet

§ 630g BGB gibt dir auf Verlangen unverzüglich Einsicht in die vollständige, dich betreffende Behandlungsakte. Du kannst außerdem Abschriften verlangen, auch in elektronischer Form. Die erste Abschrift wird unentgeltlich zur Verfügung gestellt.

Das Recht gilt für die Dokumentation deiner Krankenhausbehandlung. Die Klinik darf die Einsicht nur einschränken, wenn erhebliche therapeutische Gründe oder erhebliche Rechte Dritter entgegenstehen. Eine Ablehnung muss sie begründen. Ein pauschales "Krankenhausunterlagen geben wir nicht heraus" beantwortet deinen Antrag deshalb nicht ausreichend.

Die Originale bleiben normalerweise bei der Klinik. Du verlangst eine Abschrift oder eine elektronische Kopie. Das ist der wichtige Unterschied zu einer Bitte, dir die Originalakte auszuhändigen.

Entlassungsbrief und Arztbriefe ausdrücklich nennen

§ 630f BGB nennt die Informationen, die aus fachlicher Sicht für die aktuelle und künftige Behandlung wesentlich sind. Dazu gehören unter anderem Anamnese, Diagnosen, Untersuchungen, Befunde, Therapien, Eingriffe, Einwilligungen und Aufklärungen. Arztbriefe müssen in die Behandlungsakte aufgenommen werden.

Schreib den Entlassungsbrief trotzdem ausdrücklich in deinen Antrag. So vermeidest du eine Antwort, die nur einzelne Laborwerte enthält. Je nach Aufenthalt können außerdem diese Unterlagen wichtig sein:

• Operations- oder Interventionsbericht,
• Labor- und Pathologiebefunde,
• Bildbefunde und vorhandene Bilddaten,
• Medikationsplan und dokumentierte Therapieempfehlungen,
• Aufklärungs- und Einwilligungsdokumentation, soweit du sie für diesen Aufenthalt brauchst.

Bitte immer um die Unterlagen, soweit sie für den genannten Aufenthalt dokumentiert wurden. Ein Krankenhaus muss keinen Entlassungsbrief nachträglich erstellen, wenn nie einer angefertigt wurde. Es soll dir dann aber sagen, ob der Bericht nicht vorliegt oder ob dein Antrag noch einer Zuordnung oder Identitätsprüfung bedarf.

Das Entlassmanagement ist etwas anderes als dein Aktenantrag

Das Entlassmanagement nach § 39 Abs. 1a SGB V soll den Übergang von der Krankenhausbehandlung in die weitere Versorgung unterstützen. Es kann also erklären, warum die Klinik vor der Entlassung nach einer Hausarztpraxis, einer Anschlussversorgung oder einer Einwilligung fragt.

Für das Entlassmanagement und die dafür nötige Verarbeitung personenbezogener Daten verlangt das Gesetz eine vorherige Information und deine Einwilligung. Das betrifft den Übergang in die Versorgung. Dein eigener Antrag auf eine Kopie der Behandlungsakte folgt daneben aus § 630g BGB.

Wenn du den Bericht nach der Entlassung für einen neuen Termin brauchst, verlasse dich nicht darauf, dass die Übergabe im Entlassmanagement vollständig war. Frage die Klinik gezielt nach dem konkreten Aufenthalt und nach dem sicheren Versandweg.

Diese Angaben helfen der Klinik bei der Zuordnung

Der Brief sollte die Klinik nicht raten lassen, welchen Aufenthalt du meinst. Nenne:

• deinen vollständigen Namen, dein Geburtsdatum und deine aktuelle Anschrift,
• den Beginn und das Ende des Krankenhausaufenthalts,
• die Station, den Fachbereich oder die behandelnde Abteilung,
• die Fall-, Patienten- oder Aufnahmenummer, soweit du sie kennst,
• den Entlassungsbrief und die weiteren konkreten Dokumente, die du brauchst,
• den sicheren Weg für deine eigene Kopie.

Wenn du die Fallnummer nicht findest, schreibe "nicht bekannt". Das ist besser, als eine falsche Nummer zu raten. Eine Rechnung, ein Aufnahmebogen, ein Entlassungsschreiben oder ein Schreiben der Klinik kann die Nummer enthalten.

Eigene Kopie oder direkte Übermittlung an die neue Praxis?

Die Vorlage lässt beide Wege zu, ohne sie zu vermischen. Wenn du nur deine Unterlagen möchtest, trägst du "Keine direkte Übermittlung gewünscht" ein. Dann gibt es keinen offenen Empfängerkreis.

Wenn die neue Praxis den Bericht direkt erhalten soll, sollte dein Text vier Grenzen enthalten:

1. den Namen und die vollständige Anschrift der Praxis,
2. den sicheren Kontaktweg, etwa ein Klinikportal oder einen von der Praxis bestätigten geschützten Kanal,
3. den Dokumentenumfang, also zum Beispiel den Entlassungsbrief und die Befunde dieses Aufenthalts,
4. den Zweck der Weiterbehandlung.

Eine Einwilligung wie "an alle meine Behandler" ist zu weit. Die Klinik kann zusätzlich ihr eigenes Formular verlangen. Lies es vor der Unterschrift und prüfe, ob darin weitere Empfänger, Zeiträume oder Unterlagen stehen als in deinem Brief.

Einschreiben oder Klinikportal?

Ein Einschreiben ist keine Voraussetzung für die Akteneinsicht. Wenn die Klinik ein geschütztes Portal, einen sicheren Upload oder eine persönliche Abholung anbietet, kann dieser Weg für Gesundheitsdaten gut passen. Eine unverschlüsselte E-Mail ist nicht automatisch der richtige Versandweg für einen Entlassungsbrief.

Schickst du den Antrag per Post, ist ein Einwurf-Einschreiben oft praktisch. Die Zustellkraft dokumentiert den Einwurf in den Briefkasten oder das Postfach der Klinik. So kannst du später zeigen, wann dein Schreiben an der Adresse angekommen ist. Der Zustellnachweis beweist aber nicht, welcher Text im Umschlag lag.

Speichere deshalb vor dem Versand eine Kopie des unterschriebenen Briefs. Hebe die Sendungsnummer, den Zustellnachweis und eine Liste der Anlagen dazu. Die Unterschiede zwischen Einwurf, Übergabe und Rückschein erklärt der Ratgeber Einwurf-Einschreiben, Übergabe oder Rückschein.

Vorlage: Entlassungsbrief und Krankenhausakte anfordern

[Vorname Nachname]
[Straße Hausnummer]
[PLZ Ort]
[Geburtsdatum]

[Krankenhaus / Klinik]
[Patientenverwaltung oder zuständige Stelle]
[Straße Hausnummer oder Postfach]
[PLZ Ort]

[Ort], [Datum]

Anforderung meines Entlassungsbriefs und meiner Krankenhausunterlagen vom [Aufenthaltszeitraum]
Fallnummer: [Fallnummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

bitte gewähren Sie mir nach § 630g BGB unverzüglich Einsicht in meine vollständige, mich betreffende Behandlungsakte und stellen Sie mir die erste Abschrift unentgeltlich zur Verfügung. Mein Krankenhausaufenthalt war [Aufenthaltszeitraum] auf der Station oder im Fachbereich [Station oder Fachbereich]. Meine Fallnummer lautet [Fallnummer].

Bitte senden Sie mir meine eigene Kopie auf folgendem sicheren Weg: [postalisch / Abholung / geschütztes Klinikportal].

Ich benötige insbesondere folgende Unterlagen, soweit sie zu diesem Aufenthalt dokumentiert wurden: [Entlassungsbrief, OP-Bericht, Laborberichte, Bildbefunde, Medikationsplan oder andere konkrete Unterlagen]. Bitte teilen Sie mir mit, falls einzelne Unterlagen nicht vorliegen oder aus einem konkreten gesetzlichen Grund nicht zugänglich sind.

Für meine Weiterbehandlung dürfen Sie eine Kopie der genannten Unterlagen außerdem an folgende Praxis übermitteln: [Keine direkte Übermittlung gewünscht. / Name, vollständige Anschrift und sicherer Kontaktweg der neuen Praxis]. Wenn ich eine konkrete Praxis benenne, willige ich ausschließlich in diese Übermittlung zum Zweck meiner Weiterbehandlung ein und entbinde Sie insoweit von einer etwa erforderlichen Schweigepflicht. Bitte informieren Sie mich, falls Sie dafür eine eigene Einwilligungserklärung benötigen.

Bitte bestätigen Sie den Eingang dieses Schreibens und teilen Sie mir mit, wann und auf welchem sicheren Weg Sie die Unterlagen bereitstellen.

Mit freundlichen Grüßen

[Unterschrift]
[Vorname Nachname]

Die ausfüllbare Fassung findest du auf der Vorlagenseite für Entlassungsbrief und Krankenhausakte. Wenn du den Brief ohne Drucker versenden möchtest, kannst du die aktuelle Versandauswahl über FrankKi als Brief oder verfügbares Einschreiben prüfen.

Wenn die Klinik nicht reagiert

Schick nach angemessener Zeit eine kurze Erinnerung an die Stelle, an die du den ersten Antrag gesendet hast. Lege eine Kopie deines Briefs und den Eingangs- oder Zustellnachweis bei. Bitte um eine konkrete Antwort: Fehlt ein Identitätsnachweis, ist die Anfrage der falschen Stelle zugegangen oder gibt es einen sicheren Weg für die Kopie?

Wenn du zusätzlich ausdrücklich Auskunft nach Art. 15 DSGVO verlangst, gilt dafür grundsätzlich die Monatsfrist aus Art. 12 Abs. 3 DSGVO. Das ändert nichts daran, dass § 630g BGB unverzügliche Einsicht in die Behandlungsakte vorsieht. Vermische die beiden Grundlagen im Erinnerungsschreiben nicht, sondern benenne klar, welche Antwort noch fehlt.

Bei einer vollständigen oder teilweisen Ablehnung solltest du dir die Begründung schriftlich geben lassen. Geht es um einen möglichen Behandlungsfehler, eine wichtige Frist oder einen Streit über zurückgehaltene Unterlagen, reicht eine allgemeine Vorlage oft nicht aus. Hol dir dann individuelle rechtliche oder medizinische Unterstützung. Bei akuten Beschwerden wartest du weder auf den Entlassungsbrief noch auf die Antwort der Klinik.

Wenn du bereits die Reha-Unterlagen für die Weiterbehandlung brauchst, findest du ein ähnliches, aber auf Reha-Einrichtungen zugeschnittenes Schreiben in der Vorlage für den Reha-Entlassungsbericht. Die Vorlage für die Zahnarztakte ist dagegen auf den Praxiswechsel und Röntgendaten zugeschnitten. Dieser Beitrag bleibt beim einzelnen Krankenhausaufenthalt und dem fehlenden Entlassungsbrief.

Quellen

• § 630g BGB: Einsichtnahme in die Behandlungsakte.
• § 630f BGB: Dokumentation der Behandlung.
• § 39 Abs. 1a SGB V: Entlassmanagement.
• Art. 12 und 15 DSGVO: Frist und Recht auf eine Kopie.
• Deutsche Post: Häufige Fragen zum Einschreiben.