Jobwechsel: Kopie der arbeitsmedizinischen Vorsorgekartei anfordern

Endet dein Arbeitsverhältnis, kannst du vom Arbeitgeber eine Kopie der dich betreffenden Angaben aus der arbeitsmedizinischen Vorsorgekartei verlangen. § 3 Abs. 4 ArbMedVV meint damit die Angaben, ob, wann und aus welchen Anlässen Vorsorge stattgefunden hat. Die Kopie ist etwas anderes als die vertrauliche ärztliche Akte des Betriebsarztes. Bitte beides nicht in einen Topf werfen. Ein Einwurf-Einschreiben ist nicht vorgeschrieben, für den Zugangsnachweis aber mein klarer Rat.

Was die Vorsorgekartei enthält

Der Arbeitgeber muss eine Vorsorgekartei führen. In ihr stehen nach § 3 Abs. 4 ArbMedVV drei Dinge: ob arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat, wann sie stattgefunden hat und aus welchem Anlass. Die Kartei kann auch elektronisch geführt werden.

Bei deinem Ausscheiden muss dir der Arbeitgeber eine Kopie der Angaben aushändigen, die dich betreffen. Der Anspruch hängt nicht davon ab, ob du zu einer neuen Firma wechselst, in Rente gehst oder erst einmal eine Pause machst. Eine neue Arbeitsstelle musst du in dem Schreiben nicht nennen.

Schreib trotzdem das Ende deines Arbeitsverhältnisses genau hinein. Ergänze den ungefähren Beschäftigungszeitraum, damit HR dich im richtigen Datensatz findet. Personalnummer und Abteilung kannst du zusätzlich angeben, falls es in dem Unternehmen mehrere Personen mit deinem Namen gibt.

Die Kartei ist nicht die ärztliche Akte

Das ist der Punkt, an dem viele Anfragen zu viel verlangen. Die Vorsorgekartei beim Arbeitgeber ist eine Übersicht über Anlass, Zeitpunkt und Durchführung. Sie soll keine Diagnose, keinen Laborwert und keinen Befund an die Personalabteilung tragen.

Die ärztliche Seite liegt beim Betriebsarzt oder bei der Betriebsärztin. § 6 ArbMedVV verpflichtet die ärztliche Person zur Schweigepflicht. Sie hält Ergebnis und Befunde der Vorsorge schriftlich fest und stellt dir das Ergebnis auf deinen Wunsch zur Verfügung. Dein früherer Arbeitgeber ist dafür nicht der richtige Empfänger.

Wenn du die medizinischen Ergebnisse brauchst, wende dich deshalb direkt an die ärztliche Praxis oder den arbeitsmedizinischen Dienst. Formuliere in dem Brief an HR nur den Anspruch auf die Vorsorgekartei. Das macht die Anfrage klarer und schützt deine Gesundheitsdaten (gerade beim Versand an eine allgemeine Personaladresse).

Jobwechsel, Kündigung und nachgehende Vorsorge auseinanderhalten

Die Kopie der Vorsorgekartei gehört zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses. Sie sagt dir, welche Vorsorge im Betrieb dokumentiert wurde. Daraus folgt nicht automatisch, dass der Arbeitgeber dir eine medizinische Beurteilung oder eine Empfehlung für deinen nächsten Arbeitsplatz geben darf.

Eine zweite Spur gibt es bei Tätigkeiten, nach denen Gesundheitsstörungen erst nach längerer Zeit auftreten können. Für solche Fälle beschreibt § 5 Abs. 3 ArbMedVV die nachgehende Vorsorge. Der Arbeitgeber muss sie Beschäftigten und ehemaligen Beschäftigten nach Maßgabe des Anhangs anbieten. Am Ende des Arbeitsverhältnisses kann die Aufgabe auf den zuständigen gesetzlichen Unfallversicherungsträger übergehen. Dafür muss die beschäftigte Person in die Übergabe der erforderlichen Unterlagen in Kopie einwilligen.

Das ist ein eigener Vorgang. Kreuze eine Einwilligung nicht blind an, sondern lies, welcher Unfallversicherungsträger und welche Unterlagen gemeint sind. Wenn du nur die Kopie der normalen Vorsorgekartei willst, reicht die Vorlage auf dieser Seite.

Warum ein Einwurf-Einschreiben sinnvoll ist

§ 3 Abs. 4 ArbMedVV schreibt kein bestimmtes Versandprodukt vor. Du kannst den Wunsch persönlich abgeben, über ein bestehendes HR-Portal senden oder als Brief verschicken. Bei einem bevorstehenden Austritt reicht ein kurzer digitaler Weg oft aus. Ist das Arbeitsverhältnis schon beendet oder reagiert die Personalabteilung langsam, würde ich den Brief per Einwurf-Einschreiben schicken.

Beim Einwurf-Einschreiben dokumentiert die Post den Einwurf in den Briefkasten oder das Postfach. Die Deutsche Post erklärt in ihren Einschreiben-FAQ, welche Sendungs- und Zustellinformationen abrufbar sind. Der Nachweis belegt aber nicht automatisch den Inhalt des Umschlags.

Speichere den fertigen Brief vor dem Versand als PDF und fotografiere die unterschriebene Fassung. Hebe Sendungsnummer und Zustellnachweis zusammen mit der Datei auf. Diese kleine Ablage macht später einen großen Unterschied, wenn niemand sagen will, wann die Anfrage eingegangen ist.

So stellst du die Anfrage

1. Beendigungsdatum eintragen. Nimm das Datum aus der Kündigungsbestätigung, dem Aufhebungsvertrag oder einer anderen Unterlage zum Ende des Arbeitsverhältnisses.
2. Zeitraum ergänzen. Ein Monat und Jahr für Beginn und Ende reichen meist. Die Personalnummer kannst du im Briefkopf oder unter deiner Unterschrift ergänzen.
3. Nur die richtige Kopie verlangen. Bitte um die dich betreffenden Angaben aus der Vorsorgekartei, also um Dokumentation von Durchführung, Zeitpunkt und Anlass.
4. Gesundheitsdaten weglassen. Diagnose, Behandlung und Befund gehören nicht in diesen Antrag. Falls du das ärztliche Ergebnis brauchst, stelle eine getrennte Anfrage an den Betriebsarzt.
5. Sicheren Weg nennen. Post, Abholung oder ein verschlüsselter Abruf sind besser als eine ungeschützte Nachricht an eine private Adresse. Nutze den Weg, den HR tatsächlich anbietet.
6. Nachweis sichern. Beim Einwurf-Einschreiben hebst du Briefkopie, Sendungsnummer und Zustellnachweis gemeinsam auf. Bei E-Mail oder Portal speicherst du die Eingangsbestätigung.

Vorlage für den Arbeitgeber

[Vorname Nachname]
[Straße Hausnummer]
[PLZ Ort]
[Personalnummer, falls vorhanden]

[Name des Arbeitgebers oder der Personalabteilung]
[Straße Hausnummer]
[PLZ Ort]

[Ort], [Datum]

Kopie meiner Angaben aus der Vorsorgekartei zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit Beendigung meines Beschäftigungsverhältnisses zum [Datum] bitte ich Sie, mir nach § 3 Abs. 4 ArbMedVV eine Kopie der mich betreffenden Angaben aus der Vorsorgekartei auszuhändigen. Ich war in Ihrem Unternehmen ungefähr von [Monat und Jahr] bis [Monat und Jahr] beschäftigt.

Bitte berücksichtigen Sie sämtliche Angaben dazu, ob, wann und aus welchen Anlässen arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat.

Bitte stellen Sie mir die Kopie auf folgendem sicheren Weg zur Verfügung:
[Post / Abholung / verschlüsselter digitaler Abruf]

Mir ist bewusst, dass die Vorsorgekartei nicht die vertrauliche ärztliche Dokumentation des Betriebsarztes ersetzt. Ich bitte um die arbeitgeberseitige Kopie nach § 3 Abs. 4 ArbMedVV und nicht um medizinische Befunde.

Bitte bestätigen Sie mir den Eingang dieses Schreibens und teilen Sie mir mit, falls Sie für die Antwort einen anderen sicheren Übermittlungsweg benötigen.

Mit freundlichen Grüßen

[Unterschrift]
[Vorname Nachname]

Die ausfüllbare Fassung findest du auf der Vorlagenseite für die Vorsorgekartei. Wenn du den Brief ohne Drucker verschicken möchtest, kannst du ihn über FrankKi als Brief oder verfügbares Einschreiben senden. Welche Versandarten angeboten werden, siehst du vor dem Bezahlen.

Wenn die Kopie ausbleibt

Schick zuerst eine kurze Erinnerung. Lege deine erste Anfrage und den Zustell- oder Eingangsbeleg bei. Nenne noch einmal das Ende des Beschäftigungsverhältnisses und bitte um einen sicheren Übergabetermin oder Abrufweg.

Bleibt die Antwort aus oder erhältst du Daten, die offensichtlich zu einer anderen Person gehören, solltest du den Fall nicht mit einer langen Mail an mehrere Stellen eskalieren. Wende dich an den Betriebsrat, deine Gewerkschaft oder eine fachkundige Rechtsberatung. Bei einem möglichen Zusammenhang mit einer Berufskrankheit gehört zusätzlich medizinischer Rat dazu.

Der Brief braucht keine lange Krankengeschichte. Drei Angaben reichen für den Einstieg: wann dein Arbeitsverhältnis endete, wann du ungefähr dort beschäftigt warst und wie du die Kopie sicher erhalten möchtest. Und wenn du die Befunde des Betriebsarztes brauchst, stell dafür einen eigenen Antrag direkt an die ärztliche Person.

Quellen

• § 3 ArbMedVV: Vorsorgekartei und Kopie bei Ende des Beschäftigungsverhältnisses.
• § 6 ArbMedVV: Ärztliche Schweigepflicht, Befunde und Vorsorgebescheinigung.
• § 5 ArbMedVV: Angebotsvorsorge und nachgehende Vorsorge.
• Deutsche Post: Häufige Fragen zum Einschreiben.