Was in diesen Brief gehört
Das hier entscheidet, ob der Brief seinen Zweck erfüllt. Es steht bereits in der Vorlage, hier steht, warum.
- 01
§ 3 Abs. 4 ArbMedVV verpflichtet den Arbeitgeber, eine Vorsorgekartei zu führen. Sie darf automatisiert geführt werden und enthält die Angaben, ob, wann und aus welchen Anlässen arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat.
- 02
Bei der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses muss der Arbeitgeber dir eine Kopie der dich betreffenden Angaben aushändigen. Die Regelung nennt dafür keine eigene Monatsfrist. Bitte die Kopie deshalb direkt zum Ende des Arbeitsverhältnisses schriftlich an und bewahre deine Anfrage auf.
- 03
Die Vorsorgekartei ist nicht die medizinische Akte des Betriebsarztes. Ärztliche Ergebnisse und Befunde hält der Arzt oder die Ärztin getrennt fest. Nach § 6 Abs. 3 ArbMedVV muss dir die ärztliche Person das Ergebnis auf deinen Wunsch zur Verfügung stellen. Die ärztliche Schweigepflicht bleibt bestehen.
- 04
Schreib keine Diagnose und keine ausführliche Krankengeschichte in den Brief an HR. Für die Kopie der Arbeitgeberkartei brauchst du nur das Ende und, falls nötig, den Zeitraum deiner Beschäftigung.
- 05
Ein Einschreiben ist nicht vorgeschrieben. Ein Einwurf-Einschreiben ist trotzdem sinnvoll, wenn dein Arbeitsverhältnis bereits beendet ist oder du den Zugang später belegen möchtest. Speichere den unterschriebenen Brief, die Sendungsnummer und den Zustellnachweis gemeinsam. Der Postnachweis belegt nicht automatisch den Inhalt des Umschlags.
Der Brief im Wortlaut
So liest sich die Vorlage mit Beispielwerten in den Feldern, die du oben ausfüllst.
Lieber selbst ausdrucken
Denselben Brief gibt es als Datei zum Ausfüllen von Hand. Keine Anmeldung, keine E-Mail-Adresse.
Der ausführliche Ratgeber zum Thema: Jobwechsel: Kopie der arbeitsmedizinischen Vorsorgekartei anfordern.
Rechtlicher Hinweis
Diese Vorlage ist eine Formulierungshilfe und keine Rechtsberatung. Sie betrifft die Kopie der arbeitgeberseitigen Vorsorgekartei nach § 3 Abs. 4 ArbMedVV, nicht die vollständige ärztliche Dokumentation des Betriebsarztes. Wenn der Arbeitgeber die Kopie verweigert oder es um medizinische Befunde, eine Berufskrankheit oder einen Streit über die Beendigung geht, hol dir Beratung bei Betriebsrat, Gewerkschaft, einer Datenschutzberatung oder einer fachlich geeigneten Rechtsberatung.
Zuletzt geprüft am 28. August 2026.
Quellen
Diese offiziellen Quellen zeigen, worauf die Vorlage basiert.
- § 3 ArbMedVV: Vorsorgekartei und Kopie bei Ende des Beschäftigungsverhältnisses Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz
- § 6 ArbMedVV: Ärztliche Schweigepflicht, Befunde und Vorsorgebescheinigung Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz
Kopie meiner Angaben aus der Vorsorgekartei zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses
Sehr geehrte Damen und Herren, mit Beendigung meines Beschäftigungsverhältnisses zum 31.08.2026 bitte ich Sie, mir nach § 3 Abs. 4 ArbMedVV eine Kopie der mich betreffenden Angaben aus der Vorsorgekartei auszuhändigen. Ich war in Ihrem Unternehmen ungefähr von April 2019 bis August 2026 beschäftigt. Bitte berücksichtigen Sie sämtliche Angaben dazu, ob, wann und aus welchen Anlässen arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat. Bitte stellen Sie mir die Kopie auf folgendem sicheren Weg zur Verfügung: als verschlüsselte digitale Kopie über das bekannte HR-Portal. Mir ist bewusst, dass die Vorsorgekartei nicht die vertrauliche ärztliche Dokumentation des Betriebsarztes ersetzt. Ich bitte um die arbeitgeberseitige Kopie nach § 3 Abs. 4 ArbMedVV und nicht um medizinische Befunde. Bitte bestätigen Sie mir den Eingang dieses Schreibens und teilen Sie mir mit, falls Sie für die Antwort einen anderen sicheren Übermittlungsweg benötigen. Mit freundlichen Grüßen
Häufige Fragen
Was steht in der Vorsorgekartei des Arbeitgebers?
Nach § 3 Abs. 4 ArbMedVV enthält sie die Angaben, ob, wann und aus welchen Anlässen arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat. Sie ist keine vollständige ärztliche Patientenakte und soll keine medizinischen Befunde an die Personalabteilung geben.
Wann muss mir der Arbeitgeber die Kopie geben?
Bei der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses muss der Arbeitgeber dir eine Kopie der dich betreffenden Angaben aushändigen. § 3 Abs. 4 ArbMedVV nennt dafür keine zusätzliche allgemeine Frist in Tagen oder Monaten. Bitte die Übergabe deshalb schriftlich zum Ende des Arbeitsverhältnisses an.
Bekomme ich damit auch die Befunde des Betriebsarztes?
Nein. Die Kopie der Vorsorgekartei betrifft die arbeitgeberseitigen Angaben zu Durchführung, Zeitpunkt und Anlass. Ärztliche Ergebnisse und Befunde gehören in die vertrauliche Dokumentation des Betriebsarztes. Nach § 6 Abs. 3 ArbMedVV kannst du das Ergebnis bei der ärztlichen Person anfordern.
Muss ich meine neue Arbeitsstelle nennen?
Nein. Für den Anspruch auf die Kopie musst du keine neue Arbeitsstelle angeben. Trage im Brief nur die Daten ein, die der frühere Arbeitgeber zur Zuordnung braucht, und nenne einen sicheren Weg für die Antwort.
Brauche ich für die Anfrage ein Einschreiben?
Nein. Du kannst die Anfrage auch persönlich, per E-Mail oder über ein HR-Portal einreichen, wenn dieser Weg für sensible Unterlagen geeignet ist. Ein Einwurf-Einschreiben schafft einen zusätzlichen Zustellnachweis. Hebe die Briefkopie und den Zustellbeleg auf, denn der Beleg beschreibt nicht den Umschlaginhalt.
Der nächste Brief liegt schon bereit
Gleiche Seite, gleicher Weg: ausfüllen, Preis sehen, verschicken.
- Widerspruch gegen den Rentenbescheid: Vorlage zum VerschickenDie Frist beträgt einen Monat. Trag Versicherungsnummer und Bescheiddatum ein, den Brief gibst du heute in Auftrag.
- Widerspruch gegen einen Bescheid der KrankenkasseDie Frist beträgt einen Monat. Trag Aktenzeichen und Bescheiddatum ein, den Brief gibst du heute in Auftrag.
- Patientenakte und Röntgenbilder beim Zahnarzt anfordernFordere deine kostenlose erste Kopie an und lass behandlungsrelevante Röntgendaten sicher an die neue Praxis senden.