Was in diesen Brief gehört
Das hier entscheidet, ob der Brief seinen Zweck erfüllt. Es steht bereits in der Vorlage, hier steht, warum.
- 01
§ 83 Abs. 1 BetrVG gibt Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern das Recht, in die über sie geführte Personalakte Einsicht zu nehmen. Die Vorlage ist auf ein bestehendes Arbeitsverhältnis zugeschnitten. Nach dem Ausscheiden gilt § 83 BetrVG nicht einfach unverändert weiter; für personenbezogene Daten kommt je nach Verarbeitung ein eigener Antrag nach Art. 15 DSGVO in Betracht.
- 02
Nenne Personalnummer, Beschäftigungsstatus und einen Terminwunsch. Die Personalabteilung kann dich vor dem Zugang zu sensiblen Unterlagen identifizieren und dir einen Termin oder einen sicheren internen Ablauf nennen.
- 03
Einsicht ist nicht dasselbe wie eine vollständige Kopie zum Mitnehmen. § 83 BetrVG regelt die Einsichtnahme. Wenn du Kopien brauchst, bitte konkret um einzelne für dich bestimmte Unterlagen und frage nach dem vorgesehenen Verfahren. Für eine datenschutzrechtliche Kopie deiner personenbezogenen Daten ist Art. 15 DSGVO eine eigene Grundlage mit einem anderen Umfang.
- 04
Du kannst zur Einsichtnahme ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Dieses Mitglied muss über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen bewahren, sofern du es im Einzelfall nicht von dieser Pflicht entbindest. Eine Begleitung durch eine beliebige Kollegin oder einen beliebigen Kollegen folgt daraus nicht automatisch.
- 05
Eine eigene Erklärung zum Inhalt der Personalakte muss der Arbeitgeber auf dein Verlangen beifügen. Hänge sie datiert und unterschrieben an oder übergib sie beim Termin. Der Satz in der Vorlage funktioniert für beide Varianten: Du kannst eine Erklärung beifügen oder ausdrücklich erklären, dass du keine beifügst.
- 06
Beschreibe in der persönlichen Erklärung konkrete Tatsachen und trenne sie von einer rechtlichen Bewertung. Fordere nicht pauschal die Löschung jedes Dokuments. Bei einer Abmahnung, Versetzung, Kündigung oder einem laufenden Streit solltest du die Erklärung vor dem Versand von Betriebsrat, Gewerkschaft oder einer fachkundigen Stelle prüfen lassen.
- 07
Ein Einschreiben ist für den Antrag nicht vorgeschrieben. Ein Einwurf-Einschreiben dokumentiert den Einwurf bei der Arbeitgeberadresse. Bewahre den unterschriebenen Brief, die Anlage, die Sendungsnummer und den Auslieferungsbeleg gemeinsam auf. Der Postnachweis beweist nicht automatisch den Inhalt des Umschlags. Ein internes HR-Portal mit Eingangsbestätigung kann in deinem Betrieb der passendere Weg sein.
Der Brief im Wortlaut
So liest sich die Vorlage mit Beispielwerten in den Feldern, die du oben ausfüllst.
Lieber selbst ausdrucken
Denselben Brief gibt es als Datei zum Ausfüllen von Hand. Keine Anmeldung, keine E-Mail-Adresse.
Der ausführliche Ratgeber zum Thema: Personalakte einsehen: Antrag an Arbeitgeber oder Personalabteilung.
Rechtlicher Hinweis
Diese Vorlage ist eine Formulierungshilfe und keine Rechtsberatung. Sie ist für die Einsicht in die Personalakte während eines laufenden Arbeitsverhältnisses gedacht. Nach dem Ausscheiden greift § 83 BetrVG nicht einfach unverändert weiter; prüfe dann einen passenden Antrag nach Art. 15 DSGVO. Bei Abmahnung, Versetzung, Kündigung oder einem arbeitsrechtlichen Streit solltest du dich individuell beraten lassen.
Zuletzt geprüft am 28. August 2026.
Quellen
Diese offiziellen Quellen zeigen, worauf die Vorlage basiert.
- § 83 BetrVG: Einsicht in die Personalakten Bundesministerium der Justiz
- Art. 15 DSGVO: Auskunft und Kopie personenbezogener Daten Europäische Union
- BfDI: Auskunftsersuchen im Beschäftigtendatenschutz Bundesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
- Deutsche Post: Häufige Fragen zum Einschreiben Deutsche Post
Einsicht in meine Personalakte und Beifügung einer persönlichen Erklärung, Personalnummer P-4711
Sehr geehrte Damen und Herren, mein aktueller Beschäftigungsstatus ist: Das Arbeitsverhältnis besteht derzeit fort.. Zur Zuordnung meines Antrags lautet meine Personalnummer: P-4711. Soweit mein Arbeitsverhältnis derzeit besteht, bitte ich nach § 83 Abs. 1 BetrVG um Einsicht in die über mich geführte Personalakte. Für die Einsichtnahme wünsche ich folgenden Termin und Ablauf: ab dem 15.09.2026, Termin nach Ihrer Rückmeldung, in den Räumen der Personalabteilung. Bitte teilen Sie mir den Termin, den Ort und die zuständige Ansprechperson mit oder schlagen Sie mir einen anderen sicheren Ablauf vor. Ich möchte bei der Einsichtnahme folgendes Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen: Ich möchte Frau Nora Beispiel, Mitglied des Betriebsrats, hinzuziehen.. Mir ist bewusst, dass das hinzugezogene Betriebsratsmitglied über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren hat, soweit ich es im Einzelfall nicht davon entbinde. Für meine persönliche Erklärung gilt: Ich füge meine persönliche Erklärung vom 28.08.2026 als Anlage bei und bitte, sie zur Personalakte zu nehmen. Sie bezieht sich auf die Abmahnung vom 14.08.2026 und stellt den Ablauf aus meiner Sicht dar.. Soweit diesem Schreiben eine Erklärung beigefügt ist, bitte ich, sie auf mein Verlangen nach § 83 Abs. 2 BetrVG meiner Personalakte beizufügen. Die gewünschten Unterlagen und Kopien beschreibe ich so: Einsicht in die vollständige Personalakte und Kopien einzelner für mich bestimmter Unterlagen, soweit zulässig. Mir ist bewusst, dass § 83 BetrVG die Einsichtnahme regelt und nicht automatisch die Herausgabe der vollständigen Originalakte oder einer vollständigen Kopie zum Mitnehmen bedeutet. Bitte teilen Sie mir mit, welche Kopien einzelner für mich bestimmter Unterlagen bei der Einsichtnahme möglich sind. Bitte antworten Sie mir auf folgendem sicheren Weg: über das interne HR-Portal und hilfsweise postalisch an meine bekannte Anschrift. Bestätigen Sie mir bitte den Eingang dieses Schreibens und den weiteren Ablauf. Mit freundlichen Grüßen
Häufige Fragen
Darf ich meine Personalakte einsehen?
Ja. § 83 Abs. 1 BetrVG gibt Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern das Recht, in die über sie geführte Personalakte Einsicht zu nehmen. Die Vorlage ist für ein laufendes Arbeitsverhältnis gedacht. Bei einem beendeten Arbeitsverhältnis muss die Anfrage anders begründet werden.
Muss mir der Arbeitgeber eine vollständige Kopie der Personalakte geben?
§ 83 BetrVG regelt zunächst die Einsichtnahme und verspricht nicht automatisch eine vollständige Kopie der Personalakte zum Mitnehmen. Bitte während oder nach dem Termin konkret um Kopien einzelner für dich bestimmter Unterlagen. Für eine Kopie deiner personenbezogenen Daten kann Art. 15 DSGVO eine eigene Grundlage sein.
Kann ich ein Mitglied des Betriebsrats mitnehmen?
Ja. Nach § 83 Abs. 1 BetrVG kannst du ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Das Mitglied muss über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen bewahren, sofern du es im Einzelfall nicht davon entbindest. Benenne das gewünschte Mitglied möglichst vor dem Termin.
Kann ich eine eigene Stellungnahme zur Personalakte nehmen lassen?
Ja. Erklärungen zum Inhalt der Personalakte muss der Arbeitgeber auf dein Verlangen beifügen. Hänge die Erklärung datiert an und benenne im Brief, worauf sie sich bezieht. Eine Stellungnahme sollte sachlich bleiben und konkrete Tatsachen nennen.
Gilt § 83 BetrVG auch nach meinem Ausscheiden?
Die Vorlage ist auf ein bestehendes Arbeitsverhältnis zugeschnitten. Nach dem Ausscheiden solltest du § 83 BetrVG nicht einfach unverändert als alleinige Grundlage verwenden. Für personenbezogene Daten kann ein gezielter Antrag nach Art. 15 DSGVO passen. Umfang und mögliche Einschränkungen hängen vom konkreten Fall ab.
Muss ich den Antrag per Einschreiben schicken?
Nein. Ein Einschreiben ist nicht vorgeschrieben. Du kannst den Antrag je nach betrieblichem Ablauf auch über ein internes HR-Portal, per E-Mail oder persönlich mit Empfangsbestätigung stellen. Ein Einwurf-Einschreiben ist sinnvoll, wenn du den Zugang des Briefs dokumentieren möchtest. Der Zustellnachweis beweist aber nicht automatisch den Inhalt des Umschlags.
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- Vorsorgekartei beim Arbeitgeber anfordernFordere zum Ende deines Arbeitsverhältnisses eine Kopie der Angaben aus der Vorsorgekartei an, ohne ärztliche Befunde beim Arbeitgeber zu verlangen.
- Reha-Entlassungsbericht anfordern und an den Hausarzt senden lassenFordere deine eigene Kopie an und erteile nur dann eine begrenzte Einwilligung für die direkte Weitergabe an eine benannte Praxis.
- Patientenakte und Röntgenbilder beim Zahnarzt anfordernFordere deine kostenlose erste Kopie an und lass behandlungsrelevante Röntgendaten sicher an die neue Praxis senden.