Kapot product: voorbeeldbrief voor reparatie of vervanging
Leg vast wat je hebt gekocht, wat er misgaat en welke oplossing je aan de verkoper vraagt.
Vraag de verkoper schriftelijk om gratis reparatie of vervanging. Vermeld de aankoop, het product, de datum waarop je het defect ontdekte, hoe je het product hebt gebruikt en de oplossing die je vraagt. Deze tool kan geen documenten meesturen, dus vraag de verkoper om een veilig kanaal als je bewijs wilt aanleveren.
Voorbeeldbrief
Verzoek om reparatie of vervanging van stofzuiger VX-400
Ruben Jansen Beukenstraat 7 5611 AC Eindhoven ruben.jansen@example.nl 06 87654321 27 augustus 2026 Winkel Voorbeeld B.V. Marktstraat 25 3011 AA Rotterdam Onderwerp: Verzoek om reparatie of vervanging van stofzuiger VX-400 Geachte heer of mevrouw, Op 14 mei 2026 kocht ik bij u stofzuiger VX-400 voor € 249,00. Het merk en type zijn Voorbeeld VX-400, zwart. Mijn order- of factuurnummer is ORD-NL-458217. Sinds 19 augustus 2026 heeft het product het volgende probleem: de motor valt na enkele minuten uit en start daarna niet meer. Ik heb het product als volgt gebruikt en onderhouden: volgens de handleiding gebruikt en volgens de voorschriften onderhouden. Omdat dit product niet biedt wat ik ervan mocht verwachten, beroep ik mij op mijn wettelijke garantie. Ik verzoek u daarom om het product zonder kosten te repareren of te vervangen. Mijn voorkeur gaat uit naar reparatie of, als reparatie niet mogelijk is, vervanging. Geef ook aan hoe en wanneer ik het product kosteloos kan terugsturen of laten ophalen. Als u het product door de fabrikant wilt laten onderzoeken, blijft u mijn aanspreekpunt en verantwoordelijk voor de afhandeling van deze klacht. Als reparatie of vervanging onmogelijk is, niet lukt of niet binnen een redelijke termijn zonder ernstige overlast kan worden uitgevoerd, ontvang ik graag uw schriftelijke uitleg en uw voorstel voor een passende vervolgstap. Wilt u binnen twee weken reageren via e-mail? Als u vindt dat het probleem door mijn gebruik is ontstaan, ontvang ik graag uw onderbouwing en de reden waarom u geen oplossing aanbiedt. Als u bewijs van mijn aankoop of van het probleem nodig heeft, laat mij weten via welk kanaal en op welke manier ik dit veilig kan aanleveren. Met vriendelijke groet, Ruben Jansen
Bestanden downloaden
Download de voorbeeldbrief als Word-bestand of PDF en pas hem zelf aan.
Waar je op let
Een verkoper kan een klacht sneller beoordelen als je meer schrijft dan alleen dat iets kapot is. Noteer de aankoopgegevens, leg het probleem concreet uit en bewaar je bewijs. Dit model houdt de vraag praktisch: eerst een gratis oplossing, daarna pas een volgende stap als de verkoper weigert of niets doet.
- 01
Richt je klacht aan de verkoper. De verkoper blijft verantwoordelijk voor een oplossing, ook als hij het product naar de fabrikant wil sturen of je naar de fabrikant verwijst.
- 02
Een wettelijke garantie in Nederland heeft geen vaste termijn van precies twee jaar. De vraag is hoe lang je van dit product mocht verwachten dat het goed werkt, gelet op onder meer soort, prijs, merk en informatie van de verkoper.
- 03
Beschrijf het defect feitelijk. Bewaar de aankoopgegevens en maak een foto of video als die het probleem duidelijk maakt. Deze tool kan geen documenten meesturen. Vraag de verkoper om een veilig kanaal en lever bewijs apart aan als dat nodig is.
- 04
Bij een product dat binnen twaalf maanden na aankoop kapotgaat, moet de verkoper volgens Rijksoverheid aantonen dat het probleem jouw schuld is. Daarna kan van jou meer bewijs worden gevraagd.
- 05
Meld het gebrek zo snel mogelijk en in elk geval binnen twee maanden nadat je het ontdekte. Voor digitale inhoud en digitale diensten kunnen andere regels gelden.
- 06
Vraag eerst om gratis reparatie of vervanging en geef de verkoper een redelijke kans om het probleem op te lossen. Zet je gewenste oplossing en een reactietermijn duidelijk in de brief. Vraag een prijsvermindering of ontbinding pas als reparatie of vervanging niet kan, niet lukt of niet binnen een redelijke termijn gebeurt, en de wettelijke voorwaarden zijn vervuld.
De brief met FrankKi versturen
Pas het sjabloon aan jouw situatie aan en kies daarna voor verzenden met FrankKi. Bij het afrekenen zie je de actuele prijs en de beschikbare postopties voor het land van de ontvanger. FrankKi drukt de brief af en verstuurt hem voor je. Deze tool kan geen documenten meesturen. Vraag de verkoper om een veilig kanaal als je bewijs wilt aanleveren.
Begin bij de verkoper
Stuur de brief naar de partij op je factuur of orderbevestiging. De fabrikant kan helpen bij een reparatie, maar de wettelijke garantie loopt via de verkoper. Als de verkoper je toch naar de fabrikant stuurt, vraag dan wie jouw klacht behandelt en wie de kosten draagt.
Gebruik het ordernummer en de aankoopdatum. Zo voorkom je een heen-en-weer over welk product en welke transactie je bedoelt.
- Bewaar de originele factuur, orderbevestiging en eventuele foto's of video's.
- Maak het defect zichtbaar met een foto of video als dat kan.
- Vraag de verkoper waar je bestanden veilig kunt aanleveren.
- Schrijf alleen dat je het product normaal gebruikte als dat feitelijk klopt.
Kies een redelijke oplossing
Vraag in deze eerste brief om gratis reparatie of vervanging. De verkoper mag soms een andere oplossing voorstellen, bijvoorbeeld als jouw keuze onmogelijk of onevenredig is en je daarvan niet te veel last hebt. Zet daarom je gewenste oplossing in de brief, maar schrijf niet dat een bepaalde uitkomst al vaststaat. Dat hangt van de feiten af.
Geef een duidelijke reactietermijn. De voorbeeldbrief van ACM ConsuWijzer gebruikt twee weken voor een reactie. Dat is een verzoek om antwoord, geen algemene wettelijke termijn voor iedere reparatie.
Als de verkoper weigert
Als de verkoper weigert, niet binnen een redelijke termijn oplost of je te veel overlast geeft, kunnen prijsvermindering of ontbinding in beeld komen. Daarvoor gelden voorwaarden, zoals de ernst van het probleem of een mislukte reparatie. Vraag om een schriftelijke uitleg en bewaar alle berichten. Dit model bepaalt niet welke stap in jouw geval past.
Veelgestelde vragen
Heb ik maar twee jaar garantie op mijn product?
Niet automatisch. In Nederland heeft wettelijke garantie geen vaste termijn van precies twee jaar. Je mag verwachten dat een product een bepaalde tijd goed werkt. Die tijd hangt onder meer af van het soort product, de prijs, het merk en de informatie die je bij de koop kreeg.
Moet ik naar de fabrikant of naar de verkoper?
Ga eerst naar de verkoper. Volgens ACM ConsuWijzer blijft de verkoper verantwoordelijk voor een oplossing onder de wettelijke garantie. De verkoper kan de fabrikant inschakelen, maar mag de verantwoordelijkheid niet zomaar bij jou neerleggen.
Wie moet bewijzen dat het defect mijn schuld is?
Gaat het product binnen twaalf maanden na aankoop kapot, dan moet de verkoper volgens Rijksoverheid aantonen dat het probleem door jouw gebruik komt. Na die periode kan van jou worden gevraagd dat je aantoont dat het product niet aan de koopovereenkomst voldoet en niet door jouw gebruik is veroorzaakt.
Mag de verkoper kosten vragen voor reparatie?
Als sprake is van een product dat niet deugt en wettelijke garantie van toepassing is, beschrijft ACM ConsuWijzer een gratis oplossing. Ook het terugsturen van het product hoort dan niet voor jouw rekening te komen. De feiten van je zaak bepalen of die regels van toepassing zijn.
Wat als de verkoper alleen een tegoedbon aanbiedt?
Een tegoedbon is niet automatisch de enige oplossing bij een ondeugdelijk product. Vraag de verkoper schriftelijk om de wettelijke oplossing die bij jouw situatie past en bewaar de reactie. Voor geld terug of ontbinding gelden extra voorwaarden, dus laat je bij een ernstig geschil adviseren.
Hoe snel moet ik een defect melden?
Meld het probleem zo snel mogelijk en in elk geval binnen twee maanden nadat je het ontdekte. Bewaar je melding en het bewijs dat de verkoper die heeft ontvangen.
Kan ik bewijs met deze tool meesturen?
Nee. Deze tool maakt alleen de brief en kan geen documenten meesturen. Vraag de verkoper om een veilig kanaal en lever je factuur, foto of video apart aan als daarom wordt gevraagd. Bewaar de originelen.
Bronnen
Het sjabloon is gebaseerd op deze officiële bronnen.
- GarantieACM ConsuWijzer
- Voorbeeldbrief repareren of vervangen kapot productACM ConsuWijzer
- Bewijslast bij kapot productACM ConsuWijzer
- Welke garanties heb ik op een product?Rijksoverheid
- Richtlijn (EU) 2019/771 over de verkoop van goederenEuropese Unie, EUR-Lex
Laatst gecontroleerd op 27-8-2026.