個人情報の開示請求書の文例（日本向け）

FrankKiで手紙を送る

テンプレートを自分の状況に合わせて調整し、FrankKiで送ることを選べます。支払いの段階で、宛先の国で利用できる郵送方法とその時点の料金を確認できます。FrankKiが手紙を印刷し、あなたに代わって郵送します。

宛先と受付方法を確認する

請求先は、個人情報を取り扱う事業者のプライバシー担当や指定窓口です。個人情報保護委員会に送れば、民間事業者のデータが自動的に開示されるわけではありません。まず相手のプライバシーポリシーで、申出先、書式、提出方法、本人確認、手数料を確認します。

個人情報保護委員会の案内では、事業者は開示等の請求を受け付ける方法を定められます。合理的な方法が指定されている場合はそれに従い、指定がない場合は窓口と相談しながら提出方法を決めます。

• プライバシーポリシーから正式な事業者名と現在の窓口を写す。
• 指定書式、提出方法、本人確認、手数料の案内を確認する。
• 受付方法が分からないときは、正しい窓口を問い合わせる。

請求範囲と法定の案内事項を整理する

保有個人データの欄には、アカウント情報、購入履歴、問い合わせ記録など、見たいデータの種類を書きます。期間、サービス名、会員番号などを添えると、事業者が対象を特定しやすくなります。

法第32条は、事業者名、住所、法人の代表者名、利用目的、請求手続と手数料、安全管理措置の概要、苦情の申出先などを本人が知ることができる状態に置くよう求めています。この文例では、すでに掲載されている情報の場所も含めて案内を求めています。

第三者提供記録は、本人が識別される個人データに係る記録について、法第33条第5項により開示請求の対象になり得ます。求める場合は期間や範囲を記載し、対象外となる記録や法定の例外があることも前提にします。

• データの種類、期間、サービス名を分けて書く。
• 会員番号、顧客番号、注文番号などを添える。
• 利用目的の通知や第三者提供記録を求めるか明記する。

本人確認、開示方法、手数料を確認する

本人確認の方法は事業者によって異なります。個人情報保護委員会のガイドラインは、対象データの特定に役立つ情報を求めることを認めつつ、本人に必要以上の負担を課さないよう配慮する考え方を示しています。指定された書類と安全な提出経路を確認してから送ります。

希望する回答方法は、電子ファイルや専用ページなど、確認しやすい形で書けます。希望した方法が困難な場合は、事業者が対応できる方法に変わることがあります。手数料を定めることもできますが、徴収する場合は実費を勘案して合理的な範囲でなければなりません。

• 本人確認書類は指定された安全な経路で提出する。
• 電子ファイルを希望する場合は、形式と受取方法を具体的に書く。
• 手数料の額と支払方法を、提出前に確認する。

資料は添付せず別の安全な方法で提出する

この作成画面にはファイルの添付機能がありません。契約書、請求書、メール、受付番号など、手元にある記録は一覧だけを本文に書き、添付したとは書かないようにします。

事業者が資料を必要とする場合は、提出する資料の種類、目的、提出先、安全な提出方法を案内してもらいます。案内された方法でコピーを別途提出し、原本を送る必要があるかも先に確認してください。

• 用意できる記録の名前だけを一覧にする。
• 本人確認書類や原本を、案内なしにこの手紙へ同封しない。
• 別途提出した資料と提出日時を保存する。

回答と不開示の通知を記録する

個人情報保護委員会は、開示請求を受けたときは「遅滞なく」開示する必要があると案内しています。検索や集約に通常必要な期間は考慮されますが、すべての事業者に同じ日数が決まっているわけではありません。

全部または一部を開示しない、データが存在しない、希望した方法での開示が困難といった場合は、その旨を遅滞なく通知する必要があります。利用目的を通知しない決定についても、その旨の通知が必要です。まず事業者へ確認し、解決しない場合は事業者の苦情窓口、対象事業者なら認定個人情報保護団体、個人情報保護委員会の相談窓口などを確認します。個人情報保護委員会の対応は、すべての案件で開示や解決を保証するものではありません。

• 送信日時、到達や受付の記録、受付番号を保存する。
• 開示された範囲、不開示の範囲、通知内容を確認する。
• 個人情報保護委員会へ相談する場合も、まず事業者名と連絡先、これまでのやり取りを整理する。