Reklamacja towaru niezgodnego z umową: wzór
Opisz konkretny brak zgodności, wskaż zakup i wybierz naprawę, wymianę, obniżenie ceny albo odstąpienie, jeśli spełnione są ustawowe warunki.
W reklamacji opisz towar i zakup, wskaż konkretny brak zgodności z umową oraz napisz, czy żądasz naprawy, wymiany, obniżenia ceny albo odstąpienia od umowy. Zachowaj dowód złożenia. Sprzedawca powinien odpowiedzieć na trwałym nośniku w ciągu 14 dni od otrzymania reklamacji.
Przykładowy list
Reklamacja towaru niezgodnego z umową, zakup nr PL-2026-458217
Piotr Nowak ul. Jasna 7, 80-001 Gdańsk piotr.nowak@example.pl 27 sierpnia 2026 r. Sklep Przykład sp. z o.o. ul. Handlowa 8, 30-001 Kraków Temat: Reklamacja towaru niezgodnego z umową, laptop Model 14 Pro, numer seryjny S20-458217, zakup nr PL-2026-458217 Szanowni Państwo, Jako konsument składam reklamację z tytułu niezgodności towaru z umową dotyczącej laptop Model 14 Pro, numer seryjny S20-458217, kupionego dnia 9 marca 2026 roku i wydanego dnia 12 marca 2026 roku. Numer zamówienia, faktury lub inna referencja zakupu: PL-2026-458217. Cena towaru wynosiła 2 499,00 zł. Brak zgodności polega na tym, że Urządzenie wyłącza się po kilku minutach pracy i nie uruchamia się ponownie mimo zastosowania instrukcji producenta. Stwierdziłem/stwierdziłam go dnia 18 sierpnia 2026 roku. Dotychczasowy przebieg sprawy: Pierwsza reklamacja; wcześniejszych napraw ani wymian nie było. Posiadam następujące dowody zakupu i niezgodności: Potwierdzenie zamówienia, potwierdzenie płatności, trzy zdjęcia i korespondencja z działem obsługi. Nie dołączam plików do tej przesyłki. Jeżeli potrzebują Państwo kopii, proszę wskazać bezpieczny sposób ich przekazania. Oryginałów nie wysyłam. Na podstawie powyższych faktów żądam naprawy towaru. Uzasadnienie wybranego żądania: Niezgodność uniemożliwia zwykłe korzystanie z urządzenia, dlatego żądam naprawy; jest to pierwsza reklamacja. Proszę rozpatrzyć żądanie zgodnie z przesłankami właściwymi dla naprawy, wymiany, obniżenia ceny albo odstąpienia od umowy określonymi w ustawie o prawach konsumenta. Jeżeli żądanie dotyczy naprawy lub wymiany, proszę o wskazanie sposobu i terminu udostępnienia towaru. Udostępnię go w uzgodniony sposób. Proszę o odbiór towaru na Państwa koszt oraz pokrycie kosztów przewozu, robocizny i materiałów. Proszę o wykonanie naprawy lub wymiany w rozsądnym czasie i bez nadmiernych niedogodności. Jeżeli wybrane żądanie dotyczy obniżenia ceny albo odstąpienia od umowy, proszę potraktować je jako oświadczenie złożone z uwzględnieniem przesłanek ustawowych. W przypadku odstąpienia proszę o potwierdzenie sposobu i terminu odbioru towaru na Państwa koszt oraz zwrotu ceny przy użyciu pierwotnego sposobu płatności, chyba że uzgodnię bezpłatny inny sposób. Stan zapłaty ceny przedstawia się następująco: Cena zapłacona w całości kartą 12 marca 2026 roku. Jeżeli cena nie została zapłacona w całości, proszę uwzględnić zasady powstrzymania się z zapłatą przewidziane w art. 43f ustawy o prawach konsumenta. Proszę o odpowiedź na trwałym nośniku w terminie 14 dni od dnia otrzymania reklamacji. W przypadku braku odpowiedzi w tym terminie będę powoływać się na skutek uznania reklamacji przewidziany w art. 7a ustawy o prawach konsumenta, o ile nie ma zastosowania przepis szczególny. Proszę o potwierdzenie otrzymania reklamacji, wskazanie dalszego sposobu postępowania i przesłanie odpowiedzi na piotr.nowak@example.pl. Z poważaniem, Piotr Nowak
Pobierz pliki
Pobierz list w formacie Word lub PDF i dostosuj go samodzielnie.
Na co zwrócić uwagę
Niezgodność towaru z umową to właściwa droga, gdy kupiony produkt nie ma uzgodnionych cech, nie działa jak powinien albo różni się od opisu. Pismo kierujesz do sprzedawcy. Najważniejsze są konkretne fakty: jaki towar kupiono, kiedy go wydano, co dokładnie nie działa i jakie żądanie wybierasz.
- 01
Skieruj reklamację do sprzedawcy, który zawarł z Tobą umowę. Gwarancja producenta to osobna podstawa i nie zastępuje odpowiedzialności sprzedawcy z tytułu niezgodności towaru z umową.
- 02
Podaj numer zakupu, nazwę, model i identyfikator towaru, datę zakupu, datę wydania oraz cenę. Opisz różnicę względem umowy, opisu, uzgodnionego celu albo zwykłego przeznaczenia.
- 03
Co do zasady możesz żądać naprawy albo wymiany. Obniżenie ceny lub odstąpienie od umowy ma przesłanki opisane w ustawie, między innymi gdy niezgodność jest istotna albo sprzedawca nie doprowadził towaru do zgodności w rozsądnym czasie.
- 04
Naprawa lub wymiana powinna nastąpić w rozsądnym czasie i bez nadmiernych niedogodności. Sprzedawca ponosi koszty, w tym przewozu, robocizny i materiałów, oraz odbiera towar na swój koszt. Ustal sposób przekazania przed wysyłką dużego lub kosztownego produktu.
- 05
Sprzedawca powinien odpowiedzieć na reklamację na trwałym nośniku w ciągu 14 dni od jej otrzymania. Brak odpowiedzi w tym terminie oznacza uznanie reklamacji na zasadach określonych w ustawie, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.
- 06
FrankKi wysyła list bez plików. Zachowaj dowód zakupu, zdjęcia, nagrania, korespondencję i potwierdzenie odbioru; jeżeli sprzedawca poprosi o kopie, przekaż je osobno wskazanym kanałem i nie wysyłaj oryginałów.
- 07
Jeżeli cena nie została zapłacona w całości, sprawdź zasady powstrzymania się z zapłatą z art. 43f ustawy o prawach konsumenta. Nie zakładaj, że każda reklamacja i każda umowa ma taki sam skutek, a swoje stanowisko opisz zgodnie z faktami.
Wyślij list przez FrankKi
Dostosuj wzór do swojej sytuacji, a następnie wybierz wysyłkę przez FrankKi. Przy płatności zobaczysz aktualną cenę i dostępne sposoby nadania do kraju odbiorcy. FrankKi wydrukuje list i wyśle go pocztą w Twoim imieniu.
Wskaż zakup i opisz niezgodność
Zdanie towar jest wadliwy nie wystarczy. Podaj nazwę, model lub numer seryjny, numer zamówienia, datę zakupu, datę wydania i cenę. Napisz, co dokładnie się dzieje, kiedy pojawił się problem, jak często występuje i co zostało sprawdzone. Jeśli produkt miał określoną funkcję w opisie lub reklamie, wskaż tę informację i różnicę.
FrankKi nie dołącza plików do listu. Wpisz, jakie dowody masz do dyspozycji, a potwierdzenie zamówienia, płatności, zdjęcia, nagranie lub korespondencję przekaż sprzedawcy osobno, gdy wskaże bezpieczny kanał. Paragon nie jest jedynym dowodem zakupu.
- Wpisz nazwę, model i numer seryjny, jeśli jest dostępny.
- Podaj datę zakupu, datę wydania oraz dokładny opis problemu.
- Nie przypisuj sprzedawcy przyczyny, której nie możesz opisać lub wykazać.
Dobierz ustawowe żądanie
Przepisy pozwalają żądać doprowadzenia towaru do zgodności z umową przez naprawę lub wymianę. Wybór należy co do zasady do konsumenta, ale sprzedawca może zastosować inne z tych dwóch rozwiązań, jeżeli wybrane jest niemożliwe albo wymagałoby nadmiernych kosztów. Naprawa lub wymiana ma być wykonana w rozsądnym czasie, bez nadmiernych niedogodności i na koszt sprzedawcy.
Obniżenie ceny lub odstąpienie od umowy ma dodatkowe przesłanki. Mogą mieć zastosowanie, gdy sprzedawca odmówił naprawy lub wymiany, nie wykonał ich prawidłowo, problem nadal występuje, zapowiedział brak rozwiązania w rozsądnym czasie albo niezgodność jest istotna. Odstąpienie nie przysługuje, gdy brak zgodności jest nieistotny. W uzasadnieniu opisz fakty, które dotyczą Twojej sytuacji.
Pilnuj odpowiedzi i kosztów
Ustawa przewiduje 14 dni na odpowiedź sprzedawcy od otrzymania reklamacji, a odpowiedź powinna być przekazana na papierze lub innym trwałym nośniku. Zapisz dzień odbioru, nie tylko dzień nadania. Brak odpowiedzi w terminie wywołuje skutek uznania reklamacji na zasadach ustawowych, z uwzględnieniem ewentualnych przepisów szczególnych.
Przy naprawie lub wymianie sprzedawca ponosi koszty przewozu, robocizny i materiałów oraz odbiera towar na swój koszt. Jeśli cena nie została zapłacona w całości, sprawdź uprawnienie do powstrzymania się z zapłatą z art. 43f. Nie wysyłaj towaru ani dokumentów na własny koszt bez ustalenia procedury i zachowaj każde potwierdzenie.
Często zadawane pytania
Do kogo kieruje się reklamację towaru niezgodnego z umową?
Reklamację kieruje się do sprzedawcy, z którym zawarto umowę. Producent może odpowiadać z tytułu gwarancji, ale gwarancja i odpowiedzialność sprzedawcy z tytułu niezgodności towaru z umową to odrębne podstawy.
Czego mogę żądać w pierwszej reklamacji?
Co do zasady możesz żądać naprawy albo wymiany towaru. Obniżenie ceny lub odstąpienie od umowy ma dodatkowe przesłanki, ale może być możliwe od razu, gdy brak zgodności jest istotny. To, które żądanie jest zasadne, zależy od faktów opisanych w sprawie.
Kiedy można żądać obniżenia ceny albo odstąpić od umowy?
Ustawa wskazuje między innymi odmowę naprawy lub wymiany, niewykonanie ich w rozsądnym czasie, utrzymywanie się niezgodności po próbie naprawy lub wymiany, zapowiedź braku rozwiązania oraz istotny charakter niezgodności. Odstąpienie nie jest możliwe, gdy brak zgodności jest nieistotny. Opisz w polu uzasadnienia fakty, które mają znaczenie w Twojej sprawie.
Czy paragon jest konieczny do reklamacji?
Nie. Paragon ułatwia potwierdzenie zakupu, ale mogą służyć także inne dowody, na przykład potwierdzenie płatności, wiadomość z zamówieniem albo zeznania świadków. Sprzedawca nie może uzależniać przyjęcia reklamacji wyłącznie od paragonu.
Ile czasu ma sprzedawca na odpowiedź?
Sprzedawca powinien odpowiedzieć na reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania i przekazać odpowiedź na papierze albo innym trwałym nośniku. Jeżeli nie odpowie w tym terminie, ustawa przewiduje uznanie reklamacji na zasadach określonych w art. 7a, o ile nie ma zastosowania przepis szczególny.
Kto płaci za przewóz reklamowanego towaru?
Przy naprawie lub wymianie sprzedawca ponosi koszty związane z reklamacją, w tym koszty przewozu, robocizny i materiałów, oraz odbiera towar na swój koszt. Ustal z nim sposób udostępnienia produktu i zachowaj potwierdzenie. Nie zakładaj, że każda procedura gwarancyjna wygląda tak samo.
Czy mogę wstrzymać zapłatę za towar?
Jeżeli cena nie została zapłacona w całości, art. 43f ustawy o prawach konsumenta przewiduje możliwość powstrzymania się z zapłatą do czasu wykonania obowiązków przez przedsiębiorcę. Sprawdź, czy przepis ma zastosowanie do Twojej umowy, opisz rzeczywisty stan płatności i nie traktuj tej informacji jako porady dla konkretnej sprawy.
Czy mogę wysłać zdjęcia razem z listem?
List wysyłany przez FrankKi nie zawiera plików. Zachowaj dowody i zapytaj sprzedawcę, jakim bezpiecznym kanałem przekazać kopie. Nie wysyłaj dokumentów oryginalnych i usuń dane innych osób, jeśli nie są potrzebne do rozpatrzenia reklamacji.
Źródła
Szablon opiera się na poniższych oficjalnych źródłach.
- Niezgodność towaru z umowąUOKiK, Prawa konsumenta
- Niezgodność towaru z umową czy gwarancjaUOKiK, Prawa konsumenta
- Ustawa o prawach konsumenta, tekst jednolityDziennik Ustaw, ELI
- Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/771Unia Europejska, EUR-Lex
Ostatnia kontrola 27.08.2026.