Wniosek o dostęp do danych osobowych RODO: wzór
Poproś administratora o potwierdzenie przetwarzania Twoich danych, ich kopię oraz informacje wymagane przez art. 15 RODO.
We wniosku o dostęp do danych wskaż administratora, swoją relację z organizacją, zakres i okres poszukiwanych danych oraz preferowany format kopii. Powołaj art. 15 RODO i poproś o potwierdzenie przetwarzania, dostęp, kopię oraz wszystkie informacje wymienione w tym przepisie. Ten formularz nie obsługuje załączników: jeśli administrator potrzebuje dokumentów, poproś o bezpieczny kanał i przekaż je osobno.
Przykładowy list
Wniosek o dostęp do danych osobowych na podstawie art. 15 RODO
Marta Zielińska ul. Słoneczna 18, 61-001 Poznań marta.zielinska@example.pl 27 sierpnia 2026 r. Przykład Usługi sp. z o.o. Inspektor ochrony danych, iod@example.pl ul. Przykładowa 4, 00-001 Warszawa Temat: Wniosek o dostęp do danych osobowych na podstawie art. 15 RODO Szanowni Państwo, Na podstawie art. 15 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanego RODO, proszę o potwierdzenie, czy przetwarzają Państwo moje dane osobowe. Jeżeli tak, proszę o dostęp do tych danych oraz przekazanie ich kopii. Wniosek dotyczy następującego zakresu danych i relacji: dane konta klienta, historię zamówień, korespondencję z obsługą oraz nagrania rozmów z infolinią. Proszę uwzględnić okres od 1 stycznia do 31 lipca 2026 r. oraz identyfikator klienta, sprawy lub konta: klient 458217, umowa nr U-2026-17. Proszę także o informacje wymagane przez art. 15 RODO: cele przetwarzania; kategorie danych osobowych; odbiorców lub kategorie odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione, w szczególności odbiorców w państwach trzecich lub organizacjach międzynarodowych; planowany okres przechowywania danych albo kryteria jego ustalenia; informacje o prawie do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych oraz do wniesienia sprzeciwu; informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego; wszystkie dostępne informacje o źródle danych, jeżeli nie zostały zebrane ode mnie; informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, oraz istotne informacje o zasadach podejmowania decyzji, znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania. Jeżeli dane są przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych, proszę również o informacje o stosowanych zabezpieczeniach i odpowiednich gwarancjach. Proszę o bezpłatne przekazanie pierwszej kopii danych oraz odpowiedzi w formacie elektronicznym, w pliku możliwym do odczytu i przesłanym na mój adres e-mail. Jeżeli składam wniosek elektronicznie, proszę, o ile nie wskażę inaczej, o powszechnie stosowany format elektroniczny. Jeżeli mają Państwo uzasadnione wątpliwości co do mojej tożsamości albo nie mogą Państwo odnaleźć dotyczących mnie danych, proszę wskazać, jakich dodatkowych informacji Państwo potrzebują, dlaczego są one potrzebne i jak mogę je bezpiecznie przekazać. Proszę, aby weryfikacja była ograniczona do danych niezbędnych i proporcjonalna. Jeżeli potrzebują Państwo dokumentów lub dodatkowych informacji, proszę wskazać bezpieczny kanał i sposób ich przekazania. Przekażę je osobno po otrzymaniu instrukcji. Proszę o odpowiedź bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku. Jeżeli z powodu złożoności wniosku lub liczby żądań potrzebują Państwo więcej czasu, termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące. W takim przypadku proszę poinformować mnie o przedłużeniu i jego przyczynach przed upływem pierwszego miesiąca. Proszę o odpowiedź na adres marta.zielinska@example.pl. Z poważaniem, Marta Zielińska
Pobierz pliki
Pobierz list w formacie Word lub PDF i dostosuj go samodzielnie.
Na co zwrócić uwagę
Wniosek powinien pozwolić administratorowi rozpoznać Twoją relację z organizacją i znaleźć właściwe dane. Podaj konto, umowę lub sprawę, zakres i okres. Poproś o potwierdzenie przetwarzania, kopię danych oraz pełne informacje z art. 15 RODO. Nie musisz uzasadniać, dlaczego chcesz skorzystać z prawa dostępu.
- 01
Wyślij wniosek do administratora danych albo do inspektora ochrony danych lub kontaktu wskazanego w polityce prywatności. Nie kieruj go automatycznie do UODO. To administrator ma najpierw odpowiedzieć na Twoje żądanie.
- 02
Opisz zakres danych i okres, którego szukasz. Numer klienta, sprawy lub konta pomaga znaleźć właściwe dane i ogranicza potrzebę przesyłania dodatkowych informacji.
- 03
Prawo dostępu obejmuje potwierdzenie przetwarzania, dostęp do własnych danych, ich kopię oraz informacje wymienione w art. 15 RODO. Nie oznacza automatycznego dostępu do danych dotyczących wyłącznie innych osób.
- 04
Administrator powinien odpowiedzieć bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku. Przy skomplikowanym wniosku lub dużej liczbie żądań może przedłużyć termin o kolejne dwa miesiące, ale musi poinformować o tym w pierwszym miesiącu i podać przyczynę.
- 05
Nie wysyłaj od razu skanu dowodu osobistego ani numeru PESEL, jeśli nie jest to konieczne. Gdy administrator ma uzasadnione wątpliwości, może poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości, ale żądanie powinno być proporcjonalne.
- 06
FrankKi wysyła sam list. Ten formularz nie obsługuje załączników. Jeśli administrator potrzebuje dokumentów, poproś o bezpieczny kanał i przekaż je osobno. Zachowaj wniosek, dowód doręczenia, przekazane dokumenty i odpowiedź.
- 07
Jeśli odpowiedź jest niepełna, wskaż brakujące elementy i poproś administratora o uzupełnienie. Gdy problem nie ustąpi, zachowaj całą korespondencję i sprawdź, czy właściwa jest skarga do Prezesa UODO lub innego organu nadzorczego.
Wyślij list przez FrankKi
Dostosuj wzór do swojej sytuacji, a następnie wybierz wysyłkę przez FrankKi. Przy płatności zobaczysz aktualną cenę i dostępne sposoby nadania do kraju odbiorcy. FrankKi wydrukuje list i wyśle go pocztą w Twoim imieniu. Formularz nie umożliwia dodawania załączników. Jeśli administrator potrzebuje dokumentów, poproś o bezpieczny kanał i przekaż je osobno.
Znajdź właściwego administratora
Najpierw sprawdź politykę prywatności, umowę, panel konta albo korespondencję. Szukaj nazwy administratora, kontaktu do inspektora ochrony danych i adresu przeznaczonego do wykonywania praw. Dział obsługi może przekazać wniosek dalej, ale właściwy kontakt zmniejsza ryzyko opóźnienia.
W piśmie podaj identyfikator, który już masz, na przykład numer klienta lub sprawy. Nie wpisuj numeru PESEL ani nie wysyłaj dokumentu tożsamości tylko dlatego, że to wygodne dla odbiorcy. Jeżeli administrator ma uzasadnione wątpliwości, może poprosić o dodatkową weryfikację, ale powinna być proporcjonalna.
- Przepisz nazwę administratora z aktualnej polityki prywatności.
- Wskaż konto, umowę, usługę lub sprawę, której dotyczy wniosek.
- Użyj kanału wskazanego przez administratora i zachowaj potwierdzenie.
Napisz, jakich danych szukasz
Art. 15 RODO obejmuje kopię danych oraz informacje o celach przetwarzania, kategoriach danych, odbiorcach, okresie przechowywania, prawach osoby, której dane dotyczą, źródle danych i zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji lub profilowaniu. Obejmuje też informacje o zabezpieczeniach stosowanych przy przekazywaniu danych do państw trzecich. Wskaż konkretne kategorie i okres, a jeśli prosisz o wszystkie dane, napisz to wprost i podaj identyfikator, który ułatwi wyszukanie.
Jeśli interesują Cię rozmowy, wiadomości albo nagranie monitoringu, podaj datę, numer telefonu, konto, lokalizację lub inne dane pomagające odnaleźć materiał. Odpowiedź może wymagać ochrony praw innych osób, ale ich dane nie powinny automatycznie pozbawiać Cię dostępu do własnych danych.
Zachowaj termin i odpowiedź
Administrator powinien odpowiedzieć bez zbędnej zwłoki i nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Jeżeli z powodu złożoności lub liczby żądań potrzebuje więcej czasu, może przedłużyć termin o kolejne dwa miesiące, ale powinien poinformować Cię o tym i podać powody przed upływem pierwszego miesiąca.
Jeśli administrator ma uzasadnione wątpliwości co do Twojej tożsamości, może poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do weryfikacji. Zapytaj, dlaczego ich potrzebuje, i poproś o bezpieczny sposób przekazania.
Jeśli odpowiedź jest niepełna, napisz, których elementów brakuje, i dołącz pierwotny wniosek. Gdy problem trwa, możesz rozważyć skargę do Prezesa UODO. Do takiej skargi przydadzą się kopie wniosku, dowód doręczenia i korespondencja z administratorem.
Często zadawane pytania
Czy wniosek o dostęp do danych musi mieć specjalny formularz?
Nie ma jednego obowiązkowego formularza. Napisz jasno, że korzystasz z prawa dostępu z art. 15 RODO, wskaż administratora, swoją relację z organizacją, zakres danych i sposób odpowiedzi. Nie musisz uzasadniać, dlaczego chcesz otrzymać dostęp.
Jakie informacje mogę otrzymać poza kopią danych?
Art. 15 RODO obejmuje cele przetwarzania, kategorie danych, odbiorców lub kategorie odbiorców, planowany okres przechowywania albo kryteria jego ustalenia, prawa do sprostowania, usunięcia, ograniczenia i sprzeciwu, prawo wniesienia skargi, źródło danych, gdy nie zebrano ich od Ciebie, oraz informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji lub profilowaniu, w tym o logice, znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach. Przy przekazywaniu danych do państw trzecich możesz też poprosić o informacje o odpowiednich zabezpieczeniach.
Ile czasu ma administrator na odpowiedź?
Administrator powinien odpowiedzieć bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku. Jeżeli z powodu złożoności wniosku lub liczby żądań potrzebuje więcej czasu, może przedłużyć termin o kolejne dwa miesiące. Musi poinformować Cię o tym i podać przyczynę przed upływem pierwszego miesiąca.
Czy muszę wysłać skan dowodu osobistego?
Nie automatycznie. Administrator może poprosić o dodatkowe informacje, gdy ma uzasadnione wątpliwości co do tożsamości, ale żądanie powinno być ograniczone do tego, co niezbędne i proporcjonalne. Najpierw podaj identyfikator konta lub sprawy i poproś o bezpieczny sposób weryfikacji.
Czy mogę wysłać dokumenty razem z listem?
Nie. Ten formularz nie obsługuje załączników. Jeśli administrator potrzebuje dokumentów, poproś o bezpieczny kanał i przekaż je osobno po otrzymaniu instrukcji. Zachowaj kopie wysłanych dokumentów i dowód ich przekazania.
Jaki format odpowiedzi mogę wskazać?
Możesz wskazać czytelny, powszechnie stosowany format elektroniczny i bezpieczny kanał przekazania kopii. Jeżeli składasz wniosek elektronicznie, RODO przewiduje taki format, chyba że wskażesz inaczej. Administrator musi też chronić prawa i wolności innych osób.
Co zrobić, gdy odpowiedź jest niepełna albo nie ma jej w terminie?
Zachowaj wniosek i dowód doręczenia. Napisz administratorowi, czego brakuje, i poproś o uzupełnienie. Jeżeli problem nie zostanie rozwiązany, możesz złożyć skargę do Prezesa UODO albo właściwego organu nadzorczego, dołączając opis wcześniejszej korespondencji.
Źródła
Szablon opiera się na poniższych oficjalnych źródłach.
- Rozporządzenie 2016/679, art. 12 i 15, polski tekstEUR-Lex, Unia Europejska
- Wytyczne 01/2022 w sprawie prawa dostępuEuropejska Rada Ochrony Danych
- Prawo dostępu do danych w PolsceUrząd Ochrony Danych Osobowych
- Rozporządzenie 2016/679 (RODO) i akty towarzysząceUrząd Ochrony Danych Osobowych
Ostatnia kontrola 27.08.2026.